12 dicas para realizar a administração de consultório para psicólogos

Confira as práticas que você pode adotar para realizar a administração de consultório para psicólogos.

Você quer melhorar a administração de consultório? Esse é, sem dúvidas, um ótimo passo para garantir o seu sucesso em longo prazo. Afinal, dominar a gestão do negócio é tão importante quanto a execução dos serviços.

O erro que muitos psicólogos cometem é justamente negligenciar a administração de consultório. E isso pode gerar vários impactos negativos – como confusão no agendamento de pacientes ou complicações financeiras.

Neste artigo vamos conferir algumas dicas para realizar a administração de consultório para psicólogos. Confira!

Como fazer a administração de consultório para psicólogos?

1. Mantenha as coisas separadas

É ótimo poder responder mensagens de pacientes onde quer que você esteja, mas isso pode afetar seu tempo livre. Ter contas de e-mail, redes sociais e Whatsapp profissionais e pessoais separadas pode ser uma ótima saída para evitar isso. Afinal, é improvável que você realmente precise estar de plantão 24 horas por dia, 7 dias por semana.

2. Encontre a plataforma certa

Existem muitas plataformas, aplicativos e ferramentas para ajudá-lo a gerenciar seu tempo e carga de trabalho. O Google Agenda é um lugar simples para começar. Se você trabalha com outras pessoas na sua equipe, pode usar uma plataforma como Slack ou Trello para tornar a comunicação e o compartilhamento mais fáceis.

3. Cuidado com o tempo livre

Quando estiver preenchendo sua agenda, certifique-se de criar muitas lacunas em sua programação para que você possa ser flexível. Esses períodos de contingência evitam que o trabalho ultrapasse a noite e afete outras atividades da sua vida.

4. Terceirize tarefas essenciais

Se você acha que está gastando muito tempo com atividades administrativas e sente que isso interfere nos seus atendimentos, considere terceirizar algumas tarefas. Você pode contratar uma secretária ou assistente administrativo para ajudá-lo com parte das atividades que você precisa realizar no dia a dia.

5. Afaste-se da mesa

Reserve um pouco de tempo e você retornará ao trabalho com um humor mais produtivo. Se você trabalha em casa, pode até usar esse intervalo para fazer algumas tarefas domésticas, liberando-se à noite. Pessoas empregadas fazem melhores pausas porque muitas vezes estão agendadas. Aprenda com isso e faça uma pausa decente para o almoço ou para alguns cafezinhos ao longo do dia.

6. Trabalhe com seus ritmos naturais

Essa é uma das maiores vantagens de ser autônomo, então use-a. A que horas do dia você está melhor? Realize suas tarefas mais complexas neste ponto e atenha-se à administração essencial, porém mais direta, durante seu tempo natural de inatividade.

7. Agende tempo livre

Se você está realmente lutando com sua carga de trabalho, inclua uma folga em sua programação. Você dirige seu próprio negócio – aproveite-o ao máximo e vá à academia, às lojas, à praia ou ao café quando os empregados estão no escritório.

8. Planeje férias adequadas

Em uma empresa, é comum ouvirmos profissionais empolgados dizendo “desculpe, não posso fazer isso na próxima semana, estou de férias”. No entanto, como trabalhadores autônomos, temos medo de decepcionar nossos clientes se não estivermos sempre disponíveis. Resultado: o smartphone está na praia ou estamos ocupados respondendo mensagens do aeroporto.

Os clientes são pessoas razoáveis que entendem de feriados. Avise com antecedência os clientes regulares e, em seguida, coloque aquele aviso de que está “fora do escritório”.

9. Crie o ambiente adequado

Uma parte importante da administração de consultório é… o próprio consultório! É fundamental que você dê uma atenção especial para criar um ambiente aconchegante e privativo para atender seus pacientes – podendo focar inteiramente nos atendimentos.

10. Organize um sistema de agendamentos

Você já fez confusão nos agendamentos de pacientes? Apesar de toda a facilidade do Whatsapp e redes sociais, não é incomum que ocorram falhas no momento de marcar os horários das consultas.

Para evitar isso, procure criar um sistema organizado para os agendamentos – padronizando a forma como isso é realizado. Atualmente, você pode contar até mesmo com ferramentas digitais especializadas nessa tarefa para ajudá-lo.

11. Não descuide das finanças

Quando o assunto é finanças, olhe para a administração de consultório como você olharia para uma empresa. É fundamental equilibrar as despesas e receitas – realizando investimentos na melhoria do consultório e remunerando a si mesmo pelo trabalho.

Além disso, outra boa dica é separar as contas empresariais e pessoais. Dessa forma, você evita perder o controle sobre seus gastos pessoais e não compromete a continuidade das suas atividades.

12. Cumpra suas obrigações legais

A administração de consultório para psicólogos também inclui o cumprimento de obrigações legais e a realização de algumas tarefas burocráticas.

Empurrar envelopes marrons em uma pilha é tentador se você não cumprir os prazos. No entanto, investir algum tempo todos os dias para manter o controle da administração, das contas, dos impostos e do seguro do seu negócio evitará grandes acúmulos ou que tarefas vitais deixem de ser realizadas.

Não gerenciar suas contas adequadamente pode resultar em penalidades se sua declaração de impostos atrasar, por exemplo. Neste ponto, um bom escritório de contabilidade pode ser seu grande aliado – ajudando não apenas a cumprir as obrigações legais, mas também no gerenciamento do seu consultório.

Você gostou das dicas para realizar a administração de consultório para psicólogos? Que tal buscar a ajuda de um escritório de contabilidade para maximizar os resultados conquistados com as suas atividades? Visite nosso site e descubra como podemos ajudá-lo!

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