Confira uma série de dicas de gestão de consultórios odontológicos que vão ajudá-lo a conquistar o sucesso no mercado.

A gestão de consultórios odontológicos é uma atividade fundamental para o sucesso desses empreendimentos. Olhando de fora, pode parecer que tudo que você precisa fazer é supervisionar a equipe odontológica para garantir que eles estão fazendo um bom trabalho e acompanhar os pacientes para ter certeza de que estão felizes com o tratamento que recebem. Mas você deve saber muito bem que as coisas vão além disso.

Se você é novo no gerenciamento de um consultório odontológico ou deseja fazer o melhor trabalho possível, aqui estão 11 dicas de gestão de consultórios odontológicos para ajudá-lo a administrar um negócio de sucesso. Confira!

11 dicas de gestão de consultórios odontológicos

1. Busque treinamentos e cursos

Uma das maneiras mais fáceis de ser um gerente melhor é frequentar regularmente cursos de gestão. Não importa se você é novo na função ou se já a exerce há anos, os cursos desta área podem ajudá-lo a manter-se atualizado, ensinar como contratar a melhor equipe, controlar o orçamento de consultório e descobrir as melhores formas de divulgar seus serviços.

2. Invista em sua equipe

É muito comum em consultórios odontológicos que as equipes fiquem frustradas porque alguém mal treinado e subqualificado recebeu uma posição elevada. Ou porque um membro da equipe continua a fazer algo da mesma maneira antiquada, porque é a única maneira que ele sabe fazer.

Você pode ajudar sua equipe a se manter atualizada sobre as melhores práticas com conferências, palestras, cursos online, boletins informativos, revistas… as opções são quase infinitas. Ao investir em sua equipe, você está investindo diretamente no sucesso da gestão de consultórios odontológicos.

3. Delegue e compartilhe responsabilidades

Como gerente de consultório odontológico, é fácil se sentir sobrecarregado e como se simplesmente não houvesse horas suficientes no dia para trabalhar com sua lista de tarefas pendentes. Quando você se sentir assim, avalie tudo o que você precisa fazer e delegue todas as tarefas que puder a outros membros da equipe.

Mesmo que você entregue temporariamente uma tarefa única para que possa se concentrar em outra coisa, qualquer pequena ajuda é bem-vinda. Lembre-se de que você faz parte de uma equipe e, se for honesto e razoável, sua equipe não se importará em ajudá-lo quando você precisar.

4. Abrace a tecnologia

Para ser capaz de competir com outras clínicas odontológicas, é importante que você se mantenha atualizado e adote a tecnologia em todos os aspectos do negócio. Desde garantir que a equipe odontológica tenha os equipamentos e ferramentas mais recentes disponíveis até o uso de softwares de gestão e automação de processos.

5. Certifique-se de que a equipe saiba como “vender” o tratamento

Os pacientes não aceitam tratamentos que não entendem ou acham que não precisam, não importa o quanto os dentistas enfatizem a importância disso. Para fornecer aos pacientes um atendimento de qualidade, a equipe odontológica precisa se concentrar no valor do tratamento recomendado no que diz respeito à qualidade de vida do paciente. Se um paciente entende como o tratamento odontológico vai melhorar sua vida, é muito mais provável que seja a favor dele.

6. Mantenha contato com seus pacientes existentes

Novos pacientes são ótimos. Mas é muito mais demorado persuadi-los a entrar na prática para o primeiro tratamento do que persuadir pacientes anteriores a retornar para procedimentos adicionais.

Certifique-se de acompanhar os pacientes existentes por meio de chamadas telefônicas, mensagens de texto, e-mails ou redes sociais para lembrá-los sobre agendamentos e novas promoções.

7. Faça reuniões regulares

Se bem feitas, as reuniões representam um uso importante, eficiente e eficaz do tempo. Reunir todos os membros da equipe para discutir o funcionamento de um consultório odontológico ajuda todos a se sentirem incluídos e oferece uma oportunidade de discutir assuntos importantes que, de outra forma, poderiam ser deixados intocados.

8. Mantenha descrições de trabalho atualizadas

Ter uma lista claramente definida de responsabilidades para cada pessoa na prática é extremamente útil para resolver disputas. Também torna mais fácil encontrar funcionários substitutos caso alguém saia, já que você sabe exatamente o que o candidato a membro da equipe precisará fazer.

As responsabilidades geralmente mudam com o tempo, portanto, certifique-se de adicionar e retirar responsabilidades conforme necessário.

9. Acompanhe os principais indicadores de desempenho

Quando falamos de gestão de consultórios odontológicos, é impossível mudar o que você não reconhece. Por isso, faça uma lista dos principais indicadores de desempenho (KPIs) e monitore-os a cada mês.

Se você não está familiarizado com os KPIs no mundo da odontologia, podem ser o número de novos pacientes, o número de tratamentos realizados, o número de cancelamentos de consultas – qualquer coisa que indique o sucesso ou fracasso do seu consultório.

Desta forma, você pode ver o que está funcionando e o que não está, o que o ajudará a decidir onde você precisa melhorar para que a prática odontológica se torne mais bem-sucedida.

10. Aproveite as avaliações positivas

Existem muitas maneiras diferentes de aumentar a procura de pacientes em um consultório odontológico. Mas uma das mais fáceis e eficazes é encorajar os pacientes a deixar comentários positivos e usá-los tanto quanto possível.

Quer os pacientes falem verbalmente a seus amigos e familiares sobre os ótimos serviços odontológicos que você oferece ou escrevam suas considerações online e você os compartilhe através dos canais de mídia social, há muitas maneiras de usar avaliações positivas para divulgar seu consultório.

11. Controle as finanças e contabilidade

Para garantir a continuidade das suas atividades, é essencial manter um fluxo de caixa positivo, certo? Além disso, também é fundamental observar todas as exigências contábeis e fiscais que acompanham a gestão de consultórios odontológicos para evitar complicações legais.

Para isso, enxergue o escritório de contabilidade como seu aliado no cumprimento de obrigações legais e gestão do negócio – fornecendo insights valiosos para que você possa tomar as melhores decisões.

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